El problema de todas las empresas: La gestión documental

gestión documental

Con la llegada de las nuevas tecnologías, las empresas se han visto obligadas a adaptarse a los nuevos tiempos y digitalizar toda la información, de manera que el control de la empresa se lleva a través de dispositivos tecnológicos y no con papeles y documentos impresos como sucedía anteriormente.

Al proceso de clasificación y organización de los datos de la empresa se le conoce como gestión documental y suele ser la asignatura pendiente de muchas empresas, independientemente de su tamaño, que no consideran importante esta parte de la organización administrativa del negocio.

¿Por qué es importante la gestión documental?

Tener una buena estrategia de gestión documental es clave para que la empresa sea eficiente, ya que con un buen sistema se consigue organizar toda la información de manera lógica, ahorrando tiempo de búsqueda a la hora de encontrar un documento concreto. Otra de las grandes ventajas que presenta la digitalización de los documentos es que se ahorra en espacio y tiempo. Además, resulta más seguro que los documentos impresos, ya que la información se puede almacenar en la nube y no se vería perjudicada por virus o incendios en la sede física, como sí sucede con el papel.

Es por ello que si eres dueño o gestor de una empresa es muy importante que empieces a pensar en tu plan de gestión de documentos, pues a largo plazo será algo que mejorará considerablemente el rendimiento de tu empresa al optimizar mejor tu tiempo, lo que supone una ventaja competitiva respecto a la competencia.

Intradoc, el mejor sistema de gestión documental

Uno de los sistemas de gestión de información digital más habituales y más eficientes es el IntraDoc, que propone una estructura centralizada y delegada en terceros, ya sea parcial o totalmente. Con este sistema se permite realizar un control de versiones de los documentos para que siempre estén actualizados, así como la revisión y aprobación de documentos mediante workflow.

Otro de los puntos fuertes de este sistema es que está configurado de una manera flexible, lo que permite realizar numerosas divisiones de categorías para poder clasificar los documentos de la manera que más le convenga a la empresa. Además, el IntroDoc soporta y está al tanto de todos los procedimientos legales que se han de cumplir (ISO 9001, ISO14001, OSHAS 18001, BRC).

Los formularios, una manera rápida de añadir información

Con este sistema, es muy importante poder añadir información rápidamente y para ello, lo más habitual es hacer uso de los formularios preconfigurados a través de aplicaciones de terceros. Este método es especialmente práctico para gestionar las áreas organizativas (organigrama y las fichas de cada empleado con la explicaciones de su puesto de trabajo), recursos humanos (selección y formación de los nuevos empleados, así como valoración de los actuales) y la calidad de la empresa (aquí se engloba tanto las finanzas como el área de producción propiamente dicho).

En conclusión, contar con una buena gestión documental es importante para ahorrar tiempo y recursos en la tarea, así como para monitorizar el desarrollo de la compañía y poder localizar problemas con rapidez.

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